Norme sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 15 novembre 2026

Questa pagina spiega quali dati tratta JarviX, perché, per quanto tempo, e che cosa puoi chiedere.

1. Chi siamo

JarviX è un programma per organizzare il lavoro in alberghi e aziende.

JarviX è offerto da Bieno Srl, Corso Mameli 65, Verbania (VB), Italia. Partita IVA 00429610033.

Per ogni domanda sulla privacy: jarvixitalia@gmail.com.

2. Di chi sono i dati

Ci sono tre casi.

Hotel Ancora di Verbania. L'albergo è gestito da Bieno Srl. Per i dati dei suoi ospiti e delle persone che ci lavorano il titolare del trattamento è Bieno Srl.
Altre aziende che usano JarviX. Ogni azienda inserisce i propri dati e decide come usarli: il titolare è l'azienda (per esempio l'albergo dove alloggi o dove lavori). Bieno Srl li custodisce e li elabora per conto dell'azienda, seguendo le sue istruzioni. L'azienda ti deve dare la sua informativa.
Dati che servono a Bieno Srl per offrire JarviX (nome e contatti delle aziende clienti, richieste che ci scrivi, registri tecnici di sicurezza): il titolare è Bieno Srl.

3. Quali dati trattiamo

Persone che lavorano nell'azienda: nome, ruolo, compiti assegnati, messaggi di lavoro; turni, timbrature e ore di lavoro, se l'azienda usa quei moduli; cedolini, visibili solo a chi gestisce le paghe; numero di cellulare, se l'azienda lo inserisce. Negli alberghi che lo usano, il segnale delle tessere dice se in una camera c'è personale di pulizia o di manutenzione, senza il nome.
Ospiti degli alberghi: dati della prenotazione, telefono, e-mail, note e preferenze, soggiorni passati, messaggi con l'albergo, recensioni. Arrivano dal gestionale dell'albergo e dai portali di prenotazione.
Check-in online: dati anagrafici, dati del documento, foto del documento e viso ritagliato dal documento. Il viso lo guarda una persona al banco per riconoscerti: JarviX non fa nessun riconoscimento automatico del viso.
Allergie e intolleranze: solo se l'ospite le comunica di sua iniziativa. Sono dati sulla salute: l'albergo li usa soltanto per servire l'ospite in sicurezza.
Dati tecnici: quelli necessari all'accesso e alla sicurezza. Nella memoria del browser resta solo ciò che serve a tenerti collegato. Le notifiche arrivano solo se le accendi tu. JarviX non usa cookie di pubblicità né strumenti che tracciano la navigazione.

4. Perché li trattiamo e su quale base

Per far funzionare il programma che l'azienda ha scelto: contratto di soggiorno o di lavoro, e interesse dell'azienda a organizzare bene il lavoro.
Per gli obblighi di legge sugli alloggiati: la struttura deve controllare l'identità degli ospiti e comunicare i loro dati alla Questura (art. 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza). Questi dati sono obbligatori. La foto del documento serve solo a questo controllo.
Per gli obblighi di legge sul lavoro (ore, presenze, paghe).
Per la sicurezza del programma (interesse legittimo).
Con il tuo consenso, dove serve: per esempio le notifiche sul tuo dispositivo.

I dati non vengono venduti e non sono usati per la pubblicità. Nessuna decisione che ti riguarda è presa solo da un programma.

5. Lettura automatica e scrittura assistita

JarviX usa un servizio di intelligenza artificiale (Anthropic) in due casi:

per leggere i dati dalla foto del documento nel check-in online. L'ospite li rivede e li può correggere; il ricevimento li controlla prima di usarli. Chi preferisce può scrivere i dati a mano;
per aiutare il personale a scrivere o tradurre testi (per esempio una risposta a una recensione). Una persona legge sempre il testo prima di usarlo.

6. Uso dei servizi Google

Le e-mail di servizio (per esempio i dati del check-in alla struttura) partono di norma da un indirizzo del dominio jarvix.it. Se quell'invio non riesce, JarviX usa Gmail come riserva, per un solo scopo: spedire la stessa e-mail dalla casella jarvixitalia@gmail.com, che è di JarviX. Il permesso richiesto a Google è solo quello di invio.

JarviX non legge, non modifica e non cancella i messaggi di posta.
JarviX non accede ad altri dati dell'account Google e non usa gli account Google degli utenti.
I dati ricevuti da Google non sono ceduti ad altri e non sono usati per la pubblicità.

L'uso delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetta le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di uso limitato.

7. Chi riceve i dati

La Questura, attraverso il portale Alloggiati Web: i dati degli ospiti li invia la struttura, come chiede la legge.
Il consulente del lavoro dell'azienda: le ore di lavoro.
I fornitori che ci aiutano a dare il servizio, solo per il servizio:
- Supabase: archivio dei dati, in un centro dati nell'Unione Europea (Francoforte).
- Railway: i server su cui gira il programma (Stati Uniti).
- Resend: invio delle e-mail di servizio (Stati Uniti).
- Google: invio di riserva delle e-mail di servizio.
- Anthropic: lettura del documento e scrittura assistita (Stati Uniti).

Per i fornitori con sede fuori dall'Unione Europea i dati sono trasferiti con le garanzie previste dal regolamento europeo: la decisione di adeguatezza fra Unione Europea e Stati Uniti per i fornitori che vi aderiscono, oppure le clausole contrattuali tipo. Puoi chiederci quale garanzia vale per ciascun fornitore.

8. Per quanto tempo

Foto del documento e viso del check-in online: cancellate appena la struttura ha riconosciuto l'ospite e ha archiviato la ricevuta dell'invio alla Questura. In ogni caso al più tardi due giorni dopo la partenza.
Dati scritti nel check-in online: cancellati entro 7 giorni dall'invio alla Questura, al più tardi 30 giorni dopo la partenza. La struttura conserva la ricevuta della Questura per il tempo chiesto dalla legge.
E-mail con i dati del check-in: arriva alla struttura, che la cancella negli stessi tempi delle foto.
Dati di lavoro (ore, presenze, cedolini): per il tempo che la legge chiede all'azienda.
Altri dati: per il tempo necessario al servizio e agli obblighi di legge dell'azienda.

Quando un'azienda smette di usare JarviX, i suoi dati vengono cancellati.

9. Come proteggiamo i dati

Ogni azienda ha un archivio separato. Ogni persona entra con il suo accesso e vede solo ciò che serve al suo ruolo. I collegamenti sono cifrati. Se dovesse esserci una violazione dei dati, avvisiamo subito l'azienda interessata e, nei casi previsti dalla legge, il Garante e le persone coinvolte.

10. I tuoi diritti

Puoi chiedere di:

vedere i tuoi dati e averne una copia;
correggerli o cancellarli;
limitarne l'uso, oppure opporti al trattamento;
riceverli in un formato di uso comune;
ritirare un consenso che hai dato.

Rivolgiti all'azienda che ha raccolto i tuoi dati, oppure scrivi a jarvixitalia@gmail.com: se non tocca a noi rispondere, giriamo la richiesta a chi deve farlo. Rispondiamo entro un mese. Hai anche il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

11. Minori

JarviX non è pensato per essere usato dai minori. I dati degli ospiti minorenni li inserisce chi viaggia con loro, solo per gli obblighi di legge della struttura.

12. Modifiche

Se queste norme cambiano, la nuova versione viene pubblicata su questa pagina con la data di aggiornamento. Per i cambiamenti importanti avvisiamo le aziende clienti.